Een korte inwijding in de wereld van de verenigingsfinanciën…

Elke rechtspersoon dient een jaarverslag te maken. Een algemene ledenvergadering die over een financieel verslag gaat praten en op basis daarvan besluiten neemt, wil er uiteraard zeker van zijn dat het verslag een getrouw beeld geeft van wat er op financieel gebied is gebeurd tijdens de verslagperiode. Verder is het van belang om er zeker van te zijn dat de gelden zijn geïnd en besteed zoals dat in algemene zin bij bet vaststellen van de begroting bedoeld is. Daarom moet bij verenigingen het financiële deel volgens de wet gecontroleerd worden door een kascontrolecommissie.

Wij mogen jullie vertegenwoordigen door zitting te hebben in de kascontrolecommissie ’06-’07 van Navigators Studentenvereniging Wageningen. Geheel volgens protocol zoals beschreven in artikel 2 van de statuten zijn wij benoemd voor deze belangrijke taak. Wij nemen deze verantwoordelijkheid uiteraard gedegen op, zodat wij de leden van NSW kunnen adviseren tijdens de algemene ledenvergadering, ook wel genoemd wissel-ALV, middels het verslag uitbrengen van onze bevindingen.

Hiertoe controleren wij dit academisch jaar 4 maal de boeken van de quaestor. Hierbij hanteren wij een methode waarbij wij ons onderzoek verrichten op vier aspecten.

1. Verplichtingen  Is er bij elke betaling een bon, nota, declaratie of rekening? Geld mag niet zomaar worden uitgegeven.
2. Rechten Is al het geld waar NSW recht op heeft ook is geïnd? Geld mag niet blijven steken tussen schuldenaar en vereniging.
3. Verantwoording Zijn de rechten en verplichtingen volledig en juist zijn verwerkt in de boeken?
4. Rechtmatigheid  Sluiten de inkomsten en- uitgaven redelijkerwijs aan bij de begroting?
   Uiteraard geschiedt dit deels steekproefsgewijs.

Uiteindelijk zullen wij verslag doen van onze beoordeling van het financiële verslag, de opzet van de financiële administratie, de quaestor en het bestuur: Geef het verslag een getrouw beeld? Is het systeem controleerbaar en geeft de administratie voldoende informatie? Is de quaestor nauwkeurig, eerlijk en houdt hij het bestuur en de commissies aan de begroting? Bereikt het bestuur haar financiële doelen? Daarnaast is het mogelijk dat er aanbevelingen gedaan worden. Deze kunnen van verschillende aard zijn, bedoeld voor penningmeester, bestuur of algemene ledenvergadering, betreffende bijvoorbeeld de boekhouding, innen van vorderingen, structuur of verantwoording.

Wij hopen u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben over de bezigheden van de kascontrolecommissie. Wij zijn uiteraard altijd meer dan bereidt om uw vragen te beantwoorden of in gesprek te gaan over de verenigingsfinanciën. Indien u belangstelling heeft om bovenstaande uiteenzetting in algemeen plat Nederlands vertaald te horen, kunt u zich ook altijd tijdens een verenigingsborrel, waar wij immers altijd aanwezig zijn, tot ons richten.

Vriendelijke groeten,

M.J.G.
W.A. van Dusseldorp

“Welk nut heeft geld in de hand van een dwaas? Dom als hij is, kan hij toch geen wijsheid kopen.” (spreuken 17:16)

"Als er geld in het spel is, moet je nooit als eerste getallen noemen."
(Sjeik Ahmed Yamani, geb. 1930, oud-minister van olie van Saudi Arabië)
 
Literatuur: Postbank, “Effectief verenigings- en stichtingsbestuur: HOOFDSTUK 30 HOE WORDT EEN FINANCIELE CONTROLE UITGEVOERD?”